Etkili sunum: mesajı, sesi ve bedeni birlikte çalışmak.

1. Önce dinleyicinin alacağı mesajı yazın

Sunumun konusuyla amacını ayırın. “Projemizi anlatacağım” bir konu tarifidir. “Toplantı sonunda pilot uygulamanın kapsamını birlikte kararlaştırmak istiyorum” ise hazırlanırken seçim yapmanıza yardımcı olan bir amaçtır.

Şu iki cümleyi ayrı ayrı tamamlayın: “Dinleyicinin anlamasını istediğim…” ve “Görüşme sonunda konuşmak / kararlaştırmak istediğimiz…” Her bilgiyi aynı önemde anlatmak yerine bu hedefe hizmet eden malzemeyi seçin.

Dinleyicinin konuyu ne kadar bildiğini de not edin. Ekibin her gün kullandığı bir terim, başka bir bölüm veya müşteri için açıklama gerektirebilir. Prova sırasında bir kişiden ana önerinizi kendi cümlesiyle tekrar etmesini istemek, mesajın anlaşılıp anlaşılmadığını görmenin pratik bir yoludur.

2. Dört duraklı bir anlatı taslağı kurun

Aşağıdaki sıra, özellikle bir öneri sunarken kullanılabilecek örnek bir taslaktır. Her sunumun aynı biçimde ilerlemesi gerekmez; amaç, dinleyicinin neden bu konuyu dinlediğini ve sonraki adımı takip edebilmesidir.

Durum

Hangi ortak sorundan, ihtiyaçtan veya karardan söz ediyoruz?

Öneri

Ne yapmayı öneriyorum? Bunu tek cümlede söyleyebilir miyim?

Dayanak

Öneriyi hangi doğrulanabilir bilgi, örnek veya gözlem destekliyor? Sınırları ve belirsizlikleri neler?

Sonraki adım

Dinleyiciden hangi kararı, soruyu veya katkıyı bekliyorum?

Kurmaca bir örnek: “Ekibin proje bilgisini farklı dosyalarda takip etmesi güncellemeleri zorlaştırıyor. Bir proje için ortak bir takip şablonu denemeyi öneriyorum. Bugün şablonun kapsamını ve denemeyi kimin takip edeceğini konuşalım.” Kendi sunumunuz için durum, öneri ve sonraki adım cümlelerini ayrı ayrı yazın.

3. Ses ve beden dilini mesajla birlikte gözlemleyin

Beden dili çalışmasını ezber bir el hareketi listesine indirmeyin. Provada hangi anda hızlandığınızı, dinleyiciden koptuğunuzu veya ekrana dönüp kaldığınızı gözlemleyin. Bir tercihin işe yarayıp yaramadığını, anlattığınız düşünce ve bulunduğunuz koşulla birlikte değerlendirin.

• Ses: Sözcükler anlaşılıyor mu; cümle sonları kayboluyor mu? Yalnızca daha yüksek sesle konuşmayı çözüm saymayın.
• Ritim: Ana öneriden sonra dinleyicinin düşünceyi takip edebileceği bir duraklama var mı?
• Bakış: Not veya ekrandan ayrıldığınızda anlatıya devam edebiliyor musunuz?
• Alan: Bulunduğunuz yer ve hareketiniz, kullanılan ekran veya diğer konuşmacılarla ilişkiyi kolaylaştırıyor mu?

Önce tek bir gözlem seçip yeniden deneyin. Aynı provada ses, hız, bakış ve hareketin tamamını düzeltmeye çalışmak odağı dağıtabilir. Ses-nefes ve hareket uygulamalarını eğitmen eşliğinde yapılan çalışmalarla derinleştirebilirsiniz.

4. Soru-cevap bölümünü de prova edin

Bir çalışma arkadaşınızdan sunumun ardından bir açıklama sorusu, bir itiraz ve bir kapsam sorusu sormasını isteyin. Örneğin: “Bu terimle neyi kastediyorsun?”, “Bunu neden böyle yapalım?” ve “Bu öneri hangi durumlarda geçerli değil?”

Cevabı hazırlarken sorunun sonunu kaçırıp kaçırmadığınızı gözlemleyin. Gerekirse önce ne sorulduğunu kısa bir cümleyle netleştirin; ardından ilgili noktaya yanıt verin. Bilmediğiniz bir ayrıntıyı tahminle tamamlamak yerine hangi bilginin eksik olduğunu söyleyin ve nasıl kontrol edilebileceğini belirtin.

Doğaçlama burada her soruya hazır bir cevap bulmak anlamına gelmez. Dinleme, değişen koşulu fark etme ve düşünceyi yeniden kurma pratiğidir. Kurumsal eğitimdeki doğaçlama ile yaratıcı iletişim formatı bu çalışma alanlarından beslenir.

5. Bir sunumu iki ayrı gözle prova edin

İlk provada içeriği, ikinci provada anlatımı gözlemlemek için aşağıdaki örnek düzeni kullanabilirsiniz. Tek başınıza ya da ekip arkadaşınızla uygulayabileceğiniz bir çalışma önerisidir.

1. İlk anlatım: düşünce sırasını takip edin.

   Dinleyici ana mesajı ve beklenen sonraki adımı kendi cümlesiyle anlatabiliyor mu? Açıklanmamış bir kavram veya dayanağı eksik bir öneri var mı?

2. Tek bir değişiklik seçin.

   Örneğin ana öneriyi başlangıca taşıyın veya uzun bir açıklamayı somut bir örnekle değiştirin.

3. İkinci anlatım: bir ifade unsuruna bakın.

   Hız, cümle sonlarının anlaşılırlığı veya ekranla kurulan ilişki gibi tek bir odağı gözlemleyin. İçeriğin anlaşılmasına etkisini not edin.

4. Sonraki provayı belirleyin.

   “Daha özgüvenli ol” yerine “Ana öneriden sonra durup dinleyicinin sorusunu bekle” gibi denenebilir bir adım yazın.

Geri bildirim notu

Hangi anda ne gözlemledim? Dinleyici olarak neyi anladım veya kaçırdım? Bir sonraki denemede hangi tek değişikliği öneriyorum?

6. Bireysel provadan ekip çalışmasına geçin

Ekip üyeleri farklı müşterilere veya farklı bölümlere sunum yapıyorsa hepsine tek bir konuşma kalıbı vermek yerine ortak çalışma başlıkları belirleyin: mesajı netleştirmek, örneği seçmek, anlaşılır konuşmak ve soruyu dinlemek.

İki Parça’nın kurumsal iletişim eğitiminde tam gün, yarım gün ve bire bir modüler seçenekler bulunur. Hangi çerçevenin uygun olduğunu konuşmak için beş başlıklı ihtiyaç briefini kullanabilirsiniz. Güncel kapsam, takvim, yer ve ücret görüşmede netleştirilir.

Eğitmen yaklaşımının sahneyle bağını görmek için Korhan Karabal’ın oyunculuk ve eğitmenlik geçmişini, daha fazla çalışma önerisi için rehberler sayfasını inceleyebilirsiniz.